Telefonía IP

  • · Acceso remoto
  • · Reducción de costos
  • · Grabación de llamadas
  • · Integración con sistemas
  • · Mejor localización de personas
  • · Reportes para toma de decisiones

Conmutadores IP

Con el crecimiento de Internet, hoy encontramos una gran cantidad de aplicaciones y de servicios de telecomunicaciones (telefonía / fax, video, radio, TV, etc.) sobre redes IP impensables hace 10 años. Actualmente, uno de los servicios de mayor crecimiento y desarrollo es sin duda el de la Telefonía IP.

Esta tecnología ofrece la posibilidad de efectuar comunicaciones de voz a través de una red de datos IP, sin producir degradación en el servicio. Además, es factible interconectar la telefonía tradicional, logrando excelentes resultados.

El migrar a un conmutador IP realmente significa grandes ahorros, no solo por el uso mismo de la Telefonía IP, sino en los costos de inversión, ya que un conmutador IP es más funcional que uno tradicional, puede llegar a costar menos que este último y contar con un gran potencial de desarrollo de nuevas aplicaciones y un mayor nivel de integración entre los servicios de voz y datos.

Aunque reducir el gasto telefónico es uno de los principales motivos de implementación, mediante una estrategia ordenada y correctamente desarrollada es posible obtener reducciones del gasto telefónico importantes sin implementar políticas restrictivas en el uso del teléfono.

Ya que el conmutador IP está basado en software, para los desarrolladores es más fácil agregar o mejorar opciones configuradas. La mayoría de los sistemas telefónicos IP vienen con un gran conjunto de opciones, incluyendo contestadora automática, correo de voz, grupos, reportes avanzados y más. Estas opciones son normalmente bastante costosas en sistemas propietarios.

Una característica importante es poder utilizar teléfonos reales o virtuales sin importar su ubicación geográfica, ya que un teléfono IP puede ser configurado como una extensión más del conmutador IP en cualquier parte.

Desafortunadamente, los conmutadores tradicionales requieren que las extensiones sean reconfiguradas cuando son llevadas a una nueva ubicación. Con un conmutador IP, el usuario simplemente pasa su teléfono a su nuevo escritorio sin configuración alguna. Si un empleado tiene que trabajar desde su casa, puede simplemente utilizar su teléfono SIP basado en software y responder llamadas en su extensión, como si estuviera en la oficina. Las llamadas pueden ser desviadas a cualquier parte en el mundo.

Los empleados normalmente ven como algo difícil el usar opciones avanzadas del teléfono, establecer una conferencia o transferir una llamada, pues en un conmutador antiguo se requiere de entrenamiento.

Esto no sucede con un conmutador IP. Todas las opciones son llevadas a cabo desde una interfaz grafica amigable. Además, los usuarios tienen mayor información del estado de otras extensiones, troncales y llamadas en cola a través de esta interfaz. Los conmutadores tradicionales normalmente requieren costosos sistemas para tener una idea de lo que está sucediendo e incluso en ese caso, la información no es fácil de entender.

Por otro lado, la implementación y modernización de un conmutador tradicional usualmente trae consigo varios problemas operativos y altos costos. Es difícil tomar la decisión de cambiar de tecnología, proveedor de equipo o proveedor de telefonía fija o incluso tratar de crecer la plataforma telefónica tradicional normalmente obsoleta ya que un error podría limitar la capacidad de crecimiento futuro o quedar limitado al no poder cambiar lo ya adquirido.

Anteriormente, las conversaciones mediante telefonía IP solían ser de baja calidad pero esto ha mejorado mucho con la tecnología actual y el uso del Internet de banda ancha, a tal grado que seguramente usted ha utilizado esta tecnología sin saberlo.

Es muy probable que en un futuro próximo desaparezcan por completo las líneas de teléfono convencionales y sean reemplazadas por telefonía IP. He aquí algunas ventajas:

1. Integración con los sistemas de información de la empresa. Hoy es factible hacer y recibir llamadas desde cualquier computadora y también se puede utilizar un teléfono IP que es similar a su teléfono actual pudiendo ambos acceder a un listado telefónico común a toda la empresa.

2. Menores costos en telefonía. Al utilizar la conexión a Internet, podemos prescindir de líneas adicionales, que tienen un costo mensual mayor. Además el sistema permite utilizar las troncales que más nos convenga para diferentes tipos de llamadas logrando importantes ahorros.

3. Eficiencia en la localización de personas. Permite saber si una persona está en su lugar, localizable en su smartphone o no quiere ser molestada. Si una empresa tiene varias oficinas, cualquier persona en una de ellas puede llamar directamente a una persona de otra, sin pasar por operadoras, y pudiendo saber de antemano si está o no en su lugar.

4. Facilita el trabajo de distancia. Cualquier empleado puede tener un teléfono IP en su casa, conectado a su banda ancha. Para el sistema será una extensión más, que tendrá las mismas posibilidades que las extensiones ubicadas en la propia empresa.

5. Integración de SmartPhones. Si la empresa utiliza smartphones, se puede utilizar el servicio de datos, o la red WIFI para hacer y recibir llamadas a través del conmutador IP. Desde el smartphone podemos saber qué usuarios están disponibles.

6. Libertad en la elección del operador. Sólo es necesario disponer de conexión a Internet. No importa que operador dé el servicio. Las llamadas a la red telefónica se configuran para utilizar cualquier operador de VoIP, con el objetivo de aprovechar las tarifas más baratas.

7. Libertad en la elección de equipos. A diferencia de los conmutadores basados en hardware, esta tecnología no nos obliga a utilizar teléfonos ni aparatos de una marca en particular (excepto algunos casos de Cisco), teniendo así una gama mucho más amplia de alternativas.

8. Aprovechamiento del equipamiento existente. Es posible el poder aprovechar los teléfonos existentes, aunque esto representa el incluir un equipo de control adicional (Gateway) y no tener las mismas ventajas que los teléfonos IP pero es posible.

9. Facilidad de instalación. Esta tecnología cuenta con plantillas que permiten definir una configuración general de los teléfonos IP. Todo el sistema utiliza el cableado de red ya existente, permitiendo así una rápida instalación.

10. Posibilidad de grabación de llamadas. Estos sistemas tienen la posibilidad de grabar una, varias o todas las llamadas pudiendo así analizar la forma en que se atiende a los clientes, detección de abusos o aclaración de situaciones.

11. Operadora virtual. Los conmutadores IP cuentan con facilidades para ayudar a los que llaman a localizar a la persona correcta. Son capaces de atender varias las llamadas entrantes al mismo tiempo desviando a la operadora “humana” sólo aquellas llamadas que realmente necesitan ser atendidas por una persona.

12. Salones de conferencias. Se pueden definir extensiones que nos permitan realizar conferencias entre muchos participantes.

13. Rutas por uso, fechas y horas. Configure fácilmente cómo se enrutan las llamadas, desvíe llamadas de unos teléfonos a otros (o incluso de una oficina a otra) si la extensión está en uso, no contesta o es un día feriado. Configure también diferentes reglas en función de horarios ajustándolos a cada departamento u oficina.

14. Mejora en la atención al cliente. Evite a sus clientes tener que esperar a ser atendidos oyendo molestas melodías. Es posible configurar la solución para que si, pasados unos segundos, nadie ha atendido la llamada, se ofrezca a quien nos llama la posibilidad de colgar y ser llamado en cuanto su interlocutor quede disponible. El sistema respeta el turno de esa llamada en la cola de llamadas y cuando le tocaría ser atendida, devuelve la llamada y establece la comunicación.

15. Información para tomar decisiones. Puede conocer el tiempo medio de espera de sus clientes y cuantas llamadas recibe, permitiéndole así tomar decisiones sobre cuántas personas deben conformar su equipo de atención a clientes.

16. Recepción de Faxes por email. Aunque cada vez menos, el fax se sigue usando. Pero recibir faxes en papel es caro y poco seguro (cualquier persona puede leer el contenido de un fax recibido en la empresa). Con un conmutador IP se pueden recibir los faxes y almacenarlos en archivos PDF para ser enviados al correo que se indique. Si es necesario se pueden imprimir o reenviar por correo electrónico a la persona que corresponda.

17. Recepción de mensajes de voz por email. Cuando no es posible comunicarse con una persona, es posible dejarle un mensaje de voz que llegará anexo a su correo electrónico como un archivo de audio. Olvídate del buzón de voz.

18. Fácil crecimiento. Al ser un conmutador IP una computadora con una aplicación, no es necesario comprar tarjetas de troncales ni extensiones. No existe límite al crecimiento del sistema telefónico.

19. No queda obsoleto. La solución recibe frecuentes actualizaciones, incorporando nuevas características por sugerencias de los clientes. El sistema de comunicaciones de su empresa no se quedará obsoleto (como ocurre con los conmutadores tradicionales).

20. Flexibilidad ante fallos. Recuerde los trastornos que le ha causado su actual conmutador cuando se ha descompuesto. Con una solución IP puede tener respaldo de la configuración de todo el sistema para que en caso de una falla del mismo pueda ponerlo marcha en otro equipo. También es posible instalarlo en una máquina virtual, para mayor seguridad.

21. Acceso remoto. Con este tipo de soluciones somos capaces de realizar cualquier cambio en la configuración de forma remota y rápida, sin necesidad de enviar de un técnico.

22. Sin inversión inicial y ahorro desde el primer mes. La solución, incluyendo de todo el equipamiento necesario (servidor, software, teléfonos… ) se puede financiar por renta o arrendamiento. Pero en muchas ocasiones el ahorro en costos fijos mas el ahorro por utilizar operadores de VoIP es mucho mayor que la propia renta.